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Assistent:in in der Stabsstelle SEA (Science & Education @ the AWI) - Wissenschaftliche Ausbildung (m/w/d)

Alfred Wegener Institute

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Bremerhaven, Germany
Posted on Aug 7, 2024
Das Alfred-Wegener-Institut Helmholtz-Zentrum für Polar- und Meeresforschung ist eine von der Bundesrepublik Deutschland, der Freien Hansestadt Bremen und den Ländern Brandenburg, Schleswig-Holstein und Niedersachsen getragene Forschungseinrichtung mit rund 1.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. In einem breiten multidisziplinären Ansatz betreiben wir Polar- und Meeresforschung und leisten dabei im Verbund mit zahlreichen universitären und außeruniversitären Forschungseinrichtungen einen wichtigen Beitrag zur globalen Umwelt-, Erdsystem- und Paläoklimaforschung.

Assistent:in in der Stabsstelle SEA (Science & Education @ the AWI) - Wissenschaftliche Ausbildung (m/w/d)

Hintergrund
In der Stabsstelle SEA sind drei Teilbereiche des AWI-Talentmanagement zusammengeschlossen: Die Kooperationsprogramme HIGHSEA und junior- HIGHSEA, das Graduiertenprogramm POLMAR sowie das Postdoc-Büro PROCEED. Gesucht wird eine hochmotivierte Persönlichkeit, die Freude an der Arbeit im Bereich des Talentmanagement – besonders mit Schüler:innen hat.
Aufgaben
In den Teams der Stabsstelle sind Sie an der Schnittstelle zwischen Schule und Forschung sowie dem Wissenschaftsmanagement für folgende Aufgaben zuständig
  • Organisation und Verwaltung der Abläufe rund um die Schülerinnen und Schüler
  • Anleitung und Unterstützung der Gäste (z B. Lehrkräfte) sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die Abläufe und Organisation in der Stabsstelle
  • Schriftverkehr (E-Mail und Briefpost) bearbeiten, teilweise in englischer Sprache
  • Führen der Sach- und Fachablage mit Erstellen und Anpassen des Ablagesystems für elektronische und Papierakten
  • Planen, Koordinieren und Überwachen von Terminen in der Stabsstelle
  • Follow-up-Management (z. B. über die Erledigung von Aufgaben, den Verlauf von Veranstaltungen); Mitwirkung am Berichtswesen des Forschungsbereichs und der Stabsstelle
  • Verfassen von Stichwort-/Ergebnisprotokollen mit besonderem Augenmerk auf relevante Punkte für den Forschungsbereich und die Stabsstelle; Verfolgung von To-dos
  • Kenntnis und Beachtung der Datenschutzbestimmungen und Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
  • Beschaffung von Bürobedarf, Materialien, Büchern und externen Dienstleistungen für die Stabsstelle
  • Bewerbungsmanagement für Absolvent:innen des Freiwilligen ökologischen Jahres, Praktikant:innen
  • Vertretungsdienst für die Assistenz der Bereiche POLMAR und PROCEED unter Einsatz der englischen Sprache


Voraussetzungen
  • Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Büromanagement oder Kaufmännische Ausbildung
  • Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit besonders im Umgang mit Schüler:innen
  • fließende Deutschkenntnisse (verstehen, sprechen, lesen und schreiben jeweils auf C2 Niveau), Gute Kenntnisse in englischer Sprache (B2-Niveau)
  • Gut belegte Erfahrung im Anleiten und Onboarden neuer Mitarbeiter:innen
  • Durch umfassende Erfahrung belegte Kompetenz, diverse Gruppen (weite Spanne von Alter und Statuszugehörigkeit) auf das Einhalten von Arbeitsabläufen und Regeln zu verpflichten
  • Fähigkeit, in einem vielseitigen Team mit unterschiedlichen Hintergründen ergebnisorientiert zu arbeiten und sich schnell auf sehr diverse Status- und Altersgruppen einzustellen
  • Proaktive und serviceorientierte Arbeitseinstellung
  • Freude am Lernen neuer Inhalte und der Entwicklung neuer Arbeitsabläufe
  • Zielorientierung und Effizienz beim Aneignen von Wissen in neuen Themen / Software
  • Sehr gute Kenntnisse des Microsoft Office-Pakets
  • Erfahrung im Bereich Datenmanagement
  • Erfahrung mit Medientechnik und die Bereitschaft, sich in neue Systeme oder Anlagen schnell einzuarbeiten
  • Vertiefte Kenntnisse in Buchführung / Rechnungswesen


Weitere Informationen
Weitere Informationen erhalten Sie bei Dr. Susanne Gatti (Susanne.Gatti@awi.de; +49(471)4831-1392) oder Dr. Claudia Hanfland (Claudia.Hanfland@awi.de; +49(471)4831-1192).

Die Stelle ist unbefristet und wird in Teilzeit (29,25h) ausgeschrieben. Die Vergütung ist abhängig von Ihrer Qualifikation sowie den Ihnen übertragenen Aufgaben bis Entgeltgruppe 8 möglich und richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Bundes (TVöD-Bund). Der Dienstort ist Bremerhaven.

Wir bieten
  • exzellente Forschung
  • Zusammenarbeit und Kooperation - institutsintern, national und international, interdisziplinär
  • Chancen, sich zu entwickeln – auf der eigenen Stelle und auf andere Stellen hin
  • ein internationales Umfeld – alltägliche Kontakte zu Menschen aus aller Welt
  • flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zu mobilem Arbeiten im Umfang bis zu 50% der regulären Arbeitszeit
  • betriebliche Gesundheitsförderung und Firmenfitness
  • Unterstützungsangebote und eine gelebte Kultur der Vereinbarkeit von Beruf und Familie
  • betriebliche Altersvorsorge (VBL)


Das AWI schätzt Vielfalt und setzt sich aktiv für die Parität von Frauen und Männern und ein chancengerechtes, inklusives und offenes Umfeld ein. Wir sind davon überzeugt, dass diverse Teams und eine Vielzahl von Perspektiven unsere Arbeit und unser Miteinander bereichern. In einem stetigen Lern- und Reflexionsprozess arbeiten wir daran, dass sich all unsere Beschäftigten bei uns entfalten können und zugehörig fühlen. Wir freuen uns auf Bewerbungen von qualifizierten Menschen unabhängig von binären und nicht-binären Geschlechtern, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Alter, körperlichen Fähigkeiten, Neurodivergenz, sexueller Orientierung und anderen Identitäten.

Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher fachlicher und persönlicher Eignung bevorzugt.



Über verschiedene Maßnahmen fördern wir gezielt und überzeugt die Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Aufgrund unserer familienbewussten Personalpolitik wurde uns das Zertifikat zum Audit „Beruf und Familie“ verliehen. Unser Familienbüro ist gerne für Sie da - auch schon vor Ihrem Start am AWI.


Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Die Beurteilung Ihrer Bewerbung beruht im Wesentlichen auf der Beantwortung von Schlüsselfragen. Bitte laden Sie ausschließlich vollständige Bewerbungen hoch: kurzes Anschreiben, Lebenslauf, Antworten auf die Schlüsselfragen, Zeugnisse und Arbeitszeugnisse.

Schlüsselfragen für Ihre Bewerbung
  1. Warum möchten Sie bei uns arbeiten? Welches sind Ihre Erwartungen?
  2. Welche Ihrer bisherigen Aufgaben hat Ihnen am meisten Spaß gemacht? Warum ist das so?
  3. Welche Erfahrung bringen Sie im Management von verschiedenen Gruppen mit? Wie ist es Ihnen gelungen, das Einhalten von Regeln durchzusetzen? Wie haben Sie sich auf verschiedene Statusgruppen oder Altersstufen eingestellt?
  4. Inwiefern war Ihre proaktive und serviceorientierte Arbeitseinstellung in Ihrem bisherigen Arbeitsalltag wichtig? Bitte geben Sie konkrete Beispiele.
  5. Wie haben Sie die Microsoft Office Software in Ihrem Arbeitsalltag genutzt, welche Erfahrungen haben Sie bisher damit gesammelt?
  6. Wann und wie haben Sie sich Wissen über ein neues Thema / eine neue Software angeeignet? Bitte beschreiben Sie kurz ein gelungenes Beispiel.

Bitte beachten Sie: Sie können bis zu 6000 Zeichen (inkl. Leerzeichen) verwenden - etwa 2 Seiten A4. Sie können die Zeichen auf die Fragen verteilen, wie es Ihnen am besten passt. Sie brauchen die Fragen nicht zu wiederholen. Sie können jedoch unsere Sortierung der Antworten unterstützen, indem Sie in der gleichen Reihenfolge antworten und bei Ihrer Antwort die Nummer der Frage angeben. Da die wichtigsten Informationen für uns aus Ihren Antworten auf die Fragen hervorgehen, kann Ihr Anschreiben recht kurz sein.

Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich am 20.09.24 statt.

Bewerben können Sie sich bis zum 8. September 2024 ausschließlich online.
Referenznummer: 24/147/G/Dir-u

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