Mitarbeiter:in für die Führung des Geschäftszimmers in Potsdam (m/w/d)

Alfred Wegener Institute

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Potsdam, Germany
Posted on Thursday, January 25, 2024
Das Alfred-Wegener-Institut Helmholtz-Zentrum für Polar- und Meeresforschung ist eine von der Bundesrepublik Deutschland, der Freien Hansestadt Bremen und den Ländern Brandenburg, Schleswig-Holstein und Niedersachsen getragene Forschungseinrichtung mit rund 1.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. In einem breiten multidisziplinären Ansatz betreiben wir Polar- und Meeresforschung und leisten dabei im Verbund mit zahlreichen universitären und außeruniversitären Forschungseinrichtungen einen wichtigen Beitrag zur globalen Umwelt-, Erdsystem- und Paläoklimaforschung.

Mitarbeiter:in für die Führung des Geschäftszimmers in Potsdam (m/w/d)

Hintergrund
Für unser engagiertes Verwaltungs-Team in Potsdam suchen wir eine:n Mitarbeiter:in (m/w/d) für die Führung des Geschäftszimmers der Forschungsstelle in Teilzeit (50%).

Aufgaben
  • Eigenverantwortliche Organisation des Geschäftszimmers Potsdam
  • Annahme und Weiterleitung von Telefonaten
  • Beantwortung von persönlichen, telefonischen und schriftlichen Anfragen in Deutsch und Englisch
  • Bearbeitung von Posteingang und ‐ausgang
  • Übernahme von Warenannahme und ‐prüfung sowie Bearbeitung von Reklamationen
  • Ausgabe und Rücknahme von Transpondern
  • Schnittstellenfunktion zwischen internen Einheiten, Mitarbeitern, Verwaltung und anderen AWII Standorten sowie externen Partnern
  • Organisation von Mitarbeiterveranstaltungen


Voraussetzungen
  • Abgeschlossene Ausbildung in der Hotellerie oder einem kaufmännischen Beruf oder vergleichbare Qualifikation und Berufserfahrung im Bereich Büroassistenz und ‐management
  • Fähigkeit, in einem internationalen, gemischt deutsch‐ und englischsprachigen akademischen Umfeld zu arbeiten
  • Sicherer Umgang mit dem Internet und den gängigen Textverarbeitungs‐, Kalkulations‐ und Präsentationsprogrammen (z. B. MS‐Office‐Produkte Word, Excel und PowerPoint)
  • Sehr gute Teamfähigkeit
  • exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift
  • Ausgeprägte Fähigkeit zum koordinierenden Handeln sowie souveräner Umgang mit komplexen Situationen
  • Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse
  • Vertrauenswürdigkeit und Diskretion


Wünschenswerte Fähigkeiten und Kenntnisse
  • Englischkenntnisse auf B2-Niveua


Weitere Informationen
Weitere Informationen erhalten Sie bei Karen Vogt (karen.vogt@awi.de; +49(331)58174 5001).

Die Stelle ist bis zum 31.12.2024 befristet und wird in Teilzeit (19,5h) ausgeschrieben. Die Vergütung ist abhängig von Ihrer Qualifikation sowie den Ihnen übertragenen Aufgaben bis Entgeltgruppe 8 möglich und richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Bundes (TVöD-Bund). Der Dienstort ist Potsdam.

Wir bieten
  • exzellente Forschung
  • Zusammenarbeit und Kooperation - institutsintern, national und international, interdisziplinär
  • Chancen, sich zu entwickeln – auf der eigenen Stelle und auf andere Stellen hin
  • ein internationales Umfeld – alltägliche Kontakte zu Menschen aus aller Welt
  • flexible Arbeitszeiten
  • betriebliche Gesundheitsförderung und Firmenfitness mit EGYM Wellpass
  • Unterstützungsangebote und eine gelebte Kultur der Vereinbarkeit von Beruf und Familie
  • betriebliche Altersvorsorge (VBL)


Chancengleichheit ist ein fester Bestandteil unserer Personalpolitik. Das AWI strebt die Erhöhung des Frauenanteils an und ermutigt daher qualifizierte Interessentinnen ausdrücklich zur Bewerbung.

Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher fachlicher und persönlicher Eignung bevorzugt. Über verschiedene Maßnahmen wird gezielt die Vereinbarkeit von Beruf und Familie gefördert. Aufgrund unserer familienbewussten Personalpolitik wurde uns das Zertifikat zum Audit „Beruf und Familie“ verliehen.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Bewerben können Sie sich bis zum 29. Februar 2024 ausschließlich online.
Referenznummer: 24/8/G/Verw-b


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